Смирнова Екатерина
Бюджетирование в программе «1С:ERP Управление предприятием»
Введение.
Цель данной статьи – рассказать о методах формирования и анализа бюджетов в новом программном продукте фирмы 1С «1C:ERP Управление предприятием 2.0».
В данной статье не будет описания методики разработки бюджетов. Моя цель – рассказать о возможностях новой программы в части построения бюджетных процессов.
На нескольких простых примерах я расскажу, как как создать экземпляр бюджета, как привязать фактические данные к плановым, как настроить отчеты по бюджетам, как построить бюджетный процесс и анализировать выполнение задач.
Дополнительные материалы о подсистеме бюджетирования 1С:ERP Вы найдете в бесплатном учебном курсе Планирование, бюджетирование и контроль в 1С:ERP
И так, с чего начинается бюджетирование в 1С: ERP 2.0?
Все операции бюджетирования выполняются в рамках бюджетной модели. Бюджетная модель определяет период бюджетирования, основную аналитику построения бюджетов. Бюджеты могут строится в разрезе организации или в разрезе подразделения
В форме бюджетной модели определяется период действия. В один период на предприятии может действовать только одна бюджетная модель.
Если в бюджетной модели включены процедуры утверждения, то они распространяются на все бюджеты, построенные в рамках выбранной бюджетной модели. При включении процедур утверждения, в экземплярах бюджетов появляется возможность устанавливать статусы.
В рамках бюджетной модели настраиваются шаги бюджетного процесса.
Шаги бюджетного процесса имеют два вида: этапы и шаги. Папками, представлены этапы бюджетного процесса. В рамках этапа настраивается расписание выполнения включенных шагов. Например, для этапа формирования месячных бюджетов первая задача должна быть запущена за 5 дней до начала периода, все задачи должны выполняться последовательно, с периодичностью – месяц.
Шаг бюджетного процесса представляет собой задачу, выполняемую в рамках этапа, с указанием конкретного действия и ответственного исполнителя. В шаге процесса также указывается длительность исполнения задачи, вид бюджета, сценарий и основная аналитика.
В случаях, когда шаг бюджетного процесса выполняться не должен, в нем устанавливается флаг «Не выполняется».
По мимо бюджетной модели для целей бюджетирования обязательной аналитикой является сценарий. С помощью сценария бюджеты версионируются.
В сценарии устанавливается валюта и периодичность исполнения. Если валюта сценария отлична от валюты управленческого учета, возможно указание прогнозных курсов валют и необходимость проверки курсов при вводе экземпляра бюджета.
Один сценарий в системе является предопределенным, по этому сценарию система в автоматическом режиме собирает фактические данные.
Так как подсистема бюджетирования полностью интегрирована в конфигурацию управления предприятием, экземпляры бюджетов могут создаваться непосредственно из подсистемы планирования. Для этих целей можно воспользоваться реквизитом в справочнике «Сценарии планирования».
Данный реквизит необходим при построении сквозной системы планирования в информационной системе, когда бюджеты формируются на основании планов продаж, производства, закупок.
Структура бюджета состоит из следующих элементов:
- Статьи бюджетов – формируют обороты по бюджетам.
- Показатели бюджетов – формируют остатки по бюджетам.
Основной справочник, который определяет обороты по бюджетам – это справочник «Статьи бюджетов».
В статье бюджетов указывается аналитика, возможно указать до 6 различных аналитик. Так же в статье устанавливается возможность количественного и валютного учета.
В панели навигации находится настройка правил получения фактических данных.
Правил может быть неограниченное количество. В форме правил настраивается источник получения данных. Возможны варианты:
- Оперативный учет – данные будут собираться из регистров оперативного учета в разрезе документов.
- Регламентированный учет – источником будет план счетов регламентированного учета.
- Международный учет – план счетов МСФО.
- Произвольные данные – для получения факта составляется произвольный запрос.
Так же настраивается источник суммы и дополнительные отборы.
Справочник «Показатели бюджетов» определяет остаточные показатели, которые будут выводиться в бюджет.
Структура справочника аналогична статьям бюджетов. Для показателей можно указать до 6 аналитик.
Для каждого показателя необходимо настроить правило получения фактических данных.
Для одного показателя может быть настроено больше одного правила получения фактических данных, тогда информация по ним при построении отчетов будет суммироваться.
Для того чтобы в отчетах и экземплярах бюджета рассчитывались остатки, необходимо настроить связи между статьями бюджетов и показателями бюджетов. Это делается в разделе «Настройки и справочники» через регистр сведений «Связи показателей бюджета».
В регистре необходимо сделать запись для каждой статьи, оказывающей влияние на показатель. Потом выбрать вид влияния – приход/расход. Так же надо указать коэффициент влияния.
После ввода аналитических и структурных данных можно приступать к созданию вида бюджета.
Вид бюджета — это конструктор, с помощью которого создаются формы ввода экземпляров бюджета и отчетные формы.
Вид бюджета привязан к бюджетной модели.
Для того чтобы вид бюджета можно было использовать для ввода экземпляров бюджета, необходимо поставить флаг «Использовать для ввода плана». Следует отметить, что при установленном флаге по виду бюджета нельзя формировать план – фактный анализ. Для построения план-фактного отчета нужно делать новый вид бюджета.
Первый вид бюджета – простой бюджет ДДС без аналитик. Структура бюджета формируется путем перетаскивания значений из левого окна в правое.
В форме можно собрать заголовок. После заголовка в форму вида бюджета добавляется таблица. Таблица может быть нескольких типов:
Для первого примера выберу простую таблицу с показателями в строках. В колонках можно указать период – месяц. В строках необходимо добавить 2 группы: поступление и расходование. Затем в каждую группу нужно перенести нужные статьи. Так как статьи расходования должны уменьшать остаток в отчетах, для них нужно указать обратный знак. Для этого надо двойным кликом открыть статью и установить соответствующий признак.
Для ввода суммарных показателей по статьям предназначен элемент «Формула по группе». Его можно поставить как в первой строке группы, так и в последней, в зависимости от того, где необходимо видеть итоги.
Показатели так же перетаскиваются в форму ввода. Для того чтобы вывести остаток на начало, в форме настройки показателя необходимо выбрать значение - «Начальный остаток». Также в настройке определяется получение данных о сценарии, организации и подразделении и дополнительные отборы.
Для того чтобы вывести остаток на конец, соответственно, нужно в настройках выбрать конечный остаток.
Для проверки структуры на ошибки предусмотрена кнопка «Проверить вид бюджета».
Форму отчета можно посмотреть по кнопке «Посмотреть вид отчета». Из формы вида бюджета можно сформировать экземпляр бюджета по кнопке «Создать экземпляр бюджета».
Посмотреть данные бюджетов можно через бюджетные отчеты. Отчеты имеют ту же форму, что и вид бюджета.
Для того чтобы посмотреть фактические данные по бюджету, необходимо в настройках выбрать предопределенный сценарий «фактические данные».
Для того чтобы получить план-фактный анализ, нужно создать новый вид бюджета.
Для план-фактного анализа в виде бюджета не нужно ставить флаг «Использовать для ввода плана». В колонки нужно вывести группу «Сценарии». В группу надо перетащить 2 измерения «Сценарии», в измерениях указать фиксированный набор сценариев, один из которых фактический. Для вывода отклонений, в группу сценариев нужно добавить формулу по группе и выбрать значение формулы «Отклонение».
При формировании отчета сценарии запрашиваться не будут, так как они фиксированные.
Данные отчета могут быть расшифрованы до первичных документов как по факту,
так и по плановым данным.
Для того чтобы экземпляры бюджетов и отчеты по бюджетам разворачивались до аналитик, необходимо создать соответствующий вид бюджета. В статьи бюджета нужно перенести требуемые аналитики. Для аналитик можно указать как перечень фиксированных значений, по которым должен вводиться план, так и прочие значения, в которых указываются суммы, не относящиеся к фиксированным значениям. Следует отметить, что в вид бюджета могут быть добавлены только те аналитики, которые указаны для статей бюджета.
При вводе экземпляра бюджета на основании вида бюджета, переносятся все разрезы аналитик.
При выводе фактических данных в отчет, значения аналитик система сама определяет по типам справочников.
Настройки вида бюджета для план-фактного анализа аналогичны первому варианту.
Экземпляры бюджетов можно создавать не только из вида бюджетов или напрямую из списка документов. Также при использовании бюджетных процессов необходимость ввода экземпляра бюджета может быть отправлена ответственному лицу как бюджетная задача.
Управлять исполнением задач в рамках бюджетного процесса можно из специального рабочего места «Управление бюджетным процессом», из которого можно создавать задачи, отслеживать исполнение, а так же формировать отчеты о просроченных задачах.
Помимо формирования планов и сбора фактических данных, подсистема бюджетирования позволяет ограничивать расходы путем фиксации лимитов. Для того чтобы лимиты расходования ДС брались непосредственно из утвержденных планов, и не требовали ввода вручную, в модели бюджетирования необходимо установит флаг «Лимиты расхода по данным бюджета». Также надо указать сценарий и перечень статей бюджетирования, по которым данные будут забираться в подсистему установки лимитов.
Лимиты устанавливаются не на статьи бюджетов, а на статьи ДДС, поэтому в список статей бюджетов, используемых для заполнения лимитов, могут быть подобраны только те статьи, у которых в аналитиках указана статья ДДС.
Лимиты фиксируются документом «Лимиты расходования ДС». Документ можно заполнить как вручную, так и на основании данных бюджетирования с помощью кнопки «Заполнить по данным бюджетирования».
Лимиты отслеживаются при проведении заявок на расходование ДС. При этом, для роли с правом утверждения заявок есть возможность проведения сверх лимитов.
Проанализировать лимиты можно с помощью отчета «Использование лимитов расходования ДС» в группе финансовых отчетов.
Итак, мы на нескольких простых примерах познакомились с механизмами бюджетирования в программе «1С:ERP Управление предприятием 2.0».
«1C:ERP» – многофункциональная система, которая позволяет автоматизировать деятельность предприятий из различных отраслей. С ее помощью можно контролировать и анализировать работу отдельного сотрудника, отдела и всей компании сразу, чтобы принимать правильные управленческие решения.
Их эффективность во многом зависит от планирования и учета доходов и расходов, план-фактного анализа исполнения бюджета. Иными словами, от бюджетирования – одной из подсистем «1C:ERP».
Она позволяет комплексно подойти к анализу финансовых результатов предприятия, контролировать расходы и отклонения фактических данных от плановых. С ее помощью можно создавать модели бюджетирования, благодаря которым возможно улучшить финансовые показатели компании.
Формирование структуры бюджетов
В подсистем «1C:ERP» можно создавать структуру бюджетов. Она состоит из статей и показателей. Статьи – это виды деятельности, которые влияют на показатели. Их можно выбрать в подсистеме «1C:ERP».
Таким образом, в структуре бюджета можно указать виды аналитик, единицу измерения и валюту.
Влияние статей на показатели
В «1C:ERP» возможно проследить влияние статей на показатели бюджетов. Для этого следует выбрать вид и коэффициент влияния.
Вид бюджета
«1C:ERP» позволяет создавать вид бюджета. Он может быть представлен в различных типах таблиц.
В таблицах следует указывать статьи бюджетов, финансовые показатели и нефинансовые – это доля на рынке, количество магазинов, степень удовлетворенности клиентов и т. д.
Создание экземпляра бюджета
Из вида бюджета можно сформировать его экземпляр.
В экземпляре возможно выбрать вид бюджета, сценарий, период, указать вид аналитик.
Плановые данные
Они вводятся в ячейки экземпляра бюджета. Там же их можно корректировать. Плановые данные могут вводиться с учетом любой валюты.
Фактические данные
По каждому показателю бюджета возможно настроить несколько правил получения фактических данных. В таких случаях полученная информация по ним будет суммироваться в отчетах.
Моделирование бюджетирования
В «1C:ERP» можно создавать модели бюджетирования, то есть формировать бюджеты как по отделам, так и по компании в целом. Такие модели нужны, чтобы составлять план подготовки бюджетов и настраивать периодичность этапов этого процесса.
План подготовки бюджетов
Он состоит из этапов и шагов. На этапе следует настроить расписание выполнение задач. Шаги – это и есть задачи.
В шагах бюджетных процессов нужно указывать задачи и их исполнителей. В шагах также находится информация по длительности выполнения задач, виду бюджета, указывается сценарий.
Контролирование бюджетного процесса
Подсистема «1C:ERP» помогает контролировать выполнение бюджетного процесса. Она показывает время, которое было потрачено на выполнение задач. Это позволяет сравнить реально потраченное время на реализацию задач с плановым. Кроме того, «1C:ERP» отображает прогнозируемые сроки окончания процесса бюджетирования.
Есть возможность сформировать диаграмму по обзору бюджетного процесса, чтобы провести анализ всех его этапов. Задачи по периодам – эта диаграмма, благодаря которой можно проанализировать выполненные сотрудником поручения. Третья диаграмма позволяет анализировать те задачи, которые должны быть выполнены. Таким образом, с помощью последней диаграммы есть возможность оценивать загрузку каждого сотрудника, который принимает участие в реализации бюджетного процесса.
Регламент исполнения бюджетного процесса
Если требуется ускорить выполнение бюджетного процесса, возможно установить регламент его исполнения. Он предусматривает два варианта реализации сотрудником поставленных перед ним задач: последовательно и параллельно.
Связанные задачи
В подсистеме можно также создавать цепочку задач, которые связаны с реализацией бюджетного процесса. Это еще один вариант контроля, который подразумевает последовательное выполнение сотрудником задач. Если из этой связки какое-либо поручение им не будет выполнено, он не сможет решить основную задачу, которая поставлена перед ним.
Планы по торгово-закупочной деятельности
При формировании модели бюджетирования можно также использовать данные по закупкам, планам продаж и т. д. Кроме того, «1C:ERP» позволяет на основании созданных контрактов с партнерами, с контрагентами и их заказами, автоматически заполнять данными виды аналитик по партнерам, контрагентам, договорам, статьям движения денежных средств.
С помощью «1C:ERP» возможно проводить планирование оплат по выбранной статье бюджета. Составлять планы оплат на аванс и после отгрузки.
Контроль за расходами
В «1C:ERP» есть возможность контролировать денежные расходы благодаря типом лимитов, которые можно настроить в подсистеме: разрешающий, информационный и дополнительно ограничивающий.
Разрешающий – блокирует заявку на расходы, если сумма по ней больше остатка по лимиту. Информационный – когда «1C:ERP» только информирует о том, что лимит превышен. Дополнительно ограничивающий – выступает в качестве дополнения к основному лимиту, который уже действует на предприятии.
Период контроля за денежными расходами можно настроить. Этот срок настраивается для видов аналитик, которые связаны с заявкой на расходование денежных средств (партнеры, подразделения и т. д.).
Создание сценариев
Для сравнения фактических и плановых финансовых показателей возможно создавать сценарии. В них нужно обозначить валюту и период исполнения.
Например, для упрощенного сравнения следует использовать сценарий «Фактические данные». Он может содержать информацию из оперативного (данные по хозяйственным операциям), регламентированного и международного учета (остатки и обороты по счетам). Или включать в себя произвольную информацию (любые доступные в учетной системе фактические данные).
Анализ модели бюджетирования
Провести анализ модели можно с помощью отчета по бюджету. В этом случае анализ будет проведен по плановым значениям. Если анализировать модель бюджетирования по отчету сравнения сценариев, будут учтены разные планы и станет возможно вести контроль отклонений по бюджетным статьям.
Детально проанализировать причины отклонения от запланированных результатов по доходам и расходам возможно, с помощью план-фактного анализа.
.png)
Практический опыт внедрения 1С:ERP Управление предприятием 2 для автоматизации бюджетирования
«Челябинский завод мобильных энергоустановок и конструкций» ведет свою деятельность с 2008 года. Завод производит оборудование в блочно-модульном исполнении для промышленных предприятий.
Для автоматизации структурных подразделений руководство завода приняло решение внедрить систему «1С:ERP Управление предприятием 2».
Исполнителем проекта стал «Первый БИТ». Одна из задач проекта была связана с автоматизацией блоков финансового учета, казначейства и бюджетирования.
Специалисты Первого БИТа автоматизировали расчет стоимости по проектам. Это позволило заводу сократить сроки предоставления оценки бюджета проекта на запрос потенциального клиента.
При формировании коммерческого предложения осуществляется подбор оборудования и производится расчет стоимости проекта – специалист заполняет соответствующую форму в «1С:ERP», которая по факту представляет собой БДР проекта.
При этом менеджер по снабжению уже не сможет провести заявку на оплату сверх лимита, установленного бюджетом проекта – требуется либо сделать замену номенклатуры, либо поставщика, либо осуществить платеж в счет другой статьи (при наличии такой возможности).
«1С:ERP» позволила заводу сократить трудозатраты на реализацию процессов бюджетирования и минимизировать риск возникновения ошибок при передачи данных между сотрудниками предприятия.
|
Юлия Викторовна Решетина, финансовый директор ООО ЧЗМЭК «Благодаря «Первому БИТу» и системе «1С:ERP» мы получили удобную систему контроля финансов проекта и предупреждения непредвиденных затрат, которые могут возникнуть при несвоевременном выполнении заказа», – делится результатами проекта финансовый директор ООО ЧЗМЭК Юлия Викторовна Решетина. |  |
Если у вас есть вопросы или задачи по работе подсистемы бюджетирования в «1С:ERP», напишите нам ! Давайте обсудим, подумаем и сделаем.
В методологии реализации бюджетирования на предприятии из общего перечня обычно используемых бюджетов всегда выделены три основных мастер-бюджета: Бюджет движения денежных средств (в англоязычной транскрипции CF – cash flow), Бюджет доходов и расходов (P&L – Profit and Loss Statement) и Прогнозный баланс (BS – Balance Sheet), который еще часто называют Бюджетом по балансовому листу (ББЛ).
В этой статье мы поговорим о том, как сформировать прогнозный баланс в 1С:ERP на платформе 8.3 (далее: 1С ERP).
Особенностью 1С ERP, по сравнению с множеством других продуктов на платформе 1С 8.3, является возможность ведения управленческого учета, включая оперативный учет, тогда как многие другие системы автоматизации бюджетирования на платформе 1С 8.3 выступают как специализированные финансовые системы, консолидирующие данные об оперативной деятельности из внешних источников.
Хотя возможность ведения бюджетирования в 1С ERP заложена в архитектурной модели решения, использование этой функции не является обязательным. Вполне допустимо внедрить 1С ERP никак не затрагивая механизмы бюджетирования прикладного решения и начать использовать возможности финансового планирования хозяйственной деятельности предприятия в системе через некоторое время после успешного перехода на 1С ERP.
Прогнозный баланс предназначен для планирования остатков по статьям активов и пассивов (денежные средства и остатки ТМЦ, внеоборотные активы, дебиторская и кредиторская задолженность и т.д.) и позволяет оценить прогнозируемую стоимости имущества (активов) и источников их возникновения (пассивов).
Общая методика формирования мастер-бюджетов (это касается не только 1С EPR), к которым относится и прогнозный баланс, заключается в том, что эти бюджеты являются агрегирующими и по возможности должны формироваться полностью автоматически на основании оперативных бюджетов (например, бюджетов продаж, закупок) и дополнительных бюджетов (например, бюджетов проектов).
Рисунок 1. Принцип формирования прогнозного баланса в 1С ERP
Общие принципы организации бюджетирования в 1С ERP
Прежде чем приступить к описанию процедуры построения прогнозного баланса надо сказать пару слов о том, как устроено бюджетирование в 1С ERP.
Ключевыми объектами системы, на основе которых строится бюджетирование в прикладном решении, являются модель бюджетирования, сценарий, виды бюджетов (бюджетные формы), статьи (обороты) и показатели (остатки) бюджетов.
Плановые показатели вводятся в разрезе статей через документы «Экземпляр бюджета», причем сами документы могут быть заполнены как вручную (загружены из файлов Excel), так и заполнены автоматом на основании других бюджетов.
Что касается планирования в разрезе показателей бюджета (а прогнозный баланс в силу своей специфики строится на базе показателей, а не статей), то хорошим тоном является такая настройка отражения оборотов по статьям на показателях, при которой значения показателей являются полностью рассчитываемыми на основании ранее внесенных оборотов по статьям бюджета, а не требуют ручного заполнения. Пример такой настройки мы покажем чуть ниже.
Модель бюджетирования в 1С ERP
Вся система бюджетов и сам бюджетный процесс строятся в рамках определенной Модели бюджетирования.
На уровне модели задаются основные параметры использования бюджетных аналитик, организаций и подразделений, определяется порядок действий по формированию бюджетов (правила бюджетного процесса). В дальнейшем все бюджетные отчеты, формы, правила, позволяющие прогнозировать финансовые результаты деятельности, задаются в разрезе ранее созданной модели бюджетирования.
Возможность бюджетного контроля порядка расходования денежных средств также определяется в бюджетной модели: на закладке «Лимиты расходы ДС» можно определить виды бюджетов, по которым будет осуществляться контроль.
Статьи и показатели бюджетов в 1С ERP
В системе 1С ERP различают понятия статей и показателей бюджетов, это два разных справочника.
Как для статей бюджетов, так и для показателей, можно задавать до шести аналитик (не считая разреза Организации и Подразделения, использование которых определяется в модели бюджетирования).
Статьи бюджетов содержат обороты бюджета и оказывают влияние как на другие статьи бюджетов, так и на остаточные показатели. При этом обороты одной статьи могут одновременно изменять значения оборотов несколько других статей или остаточных показателей бюджетов.
Статьи бюджета не привязаны к определенному бюджету и могут использоваться не только в разных бюджетных формах (отчетах), но и в разрезе разных моделей бюджетирования.
Рисунок 2. Связь статей и показателей бюджета
Если статьи бюджета содержат обороты за период, то показатели бюджетов содержат остатки по бюджетной модели на начало периода, а остатки на конец формируются как остатки на начало + обороты по связанным статьям бюджета.
Построение прогнозного баланса
Как и писалось выше, прогнозный баланс – это обычный бюджетный отчет, чья специфика заключается только в том, что он в отличие от остальных мастер-бюджетов полностью строится на базе показателей бюджета и содержит остатки на конец периода в разрезе Активов и Пассивов. Здесь активами и пассивами выступают ранее созданные элементы справочника «Показатели бюджета», для которых корректно настроено отражение оборотов статей бюджета.
Таким образом, первым делом для настройки прогнозного баланса в 1С ERP требуется последовательно выполнить следующие действия:
- Создать статьи бюджета, в разрезе которых будут отражаться абсолютно все операции организации, влияющие на состояние активов и пассивов;
- Создать показатели бюджета, из которых и будет состоять прогнозный баланс;
- Добавить модель бюджетирования и сценарий, в разрезе которого будет осуществляться планирование;
- Настроить связь между статьями бюджета и показателями;
- Ввести плановые данные по статьям бюджета и построить прогнозный баланс.
Пример расчета прогнозного баланса в 1С ERP
Создадим очень простой прогнозный баланс на примере организации, занимающейся оказанием услуг юридическим лицам. Для упрощения задачи представим, что 1С ERP уже установлен в нашей компании, а все базовые настройки выполнены. От нас требуется только настроить бюджетирование в этой системе.
Начнем с создания структуры статей и показателей. Как мы и писали выше, несмотря на то, что для прогнозного баланса нам понадобятся только показатели, статьи необходимы, чтобы автоматически формировать значения этих показателей:
- Создадим в справочнике статей бюджета новые статьи, укрупненно отражающие все хозяйственные операции нашей организации. В нашем случае компания занимается оказанием услуг, а значит нам понадобится статья для отражения этих операций, которую мы так и назовем: «Оказание услуг».
- Оплата от клиентов может происходить с опозданием (или наоборот – мы можем взимать предоплату), поэтому создадим еще одну статью: «Оплата от покупателей».
- Допустим, все наши расходы делятся на две группы: выплата заработной платы собственным сотрудникам (которые и оказывают услуги) и прочие расходы (общехозяйственные, коммерческие), как, например, аренда, реклама, оплата телефонии и т.д. Для этих целей создадим три статьи: «Начисление заработной платы», «Выплата заработной платы» и «Прочие расходы». В принципе для нашего очень простого примера, призванного продемонстрировать основы настройки бюджетирования в 1С ERP, такого перечня хозяйственных операций вполне достаточно.
- Создадим показатели бюджета. В нашем примере в качестве актива будет выступать остаток денежных средств на счете и дебиторская задолженность покупателей. Сразу создадим две статьи: «Денежные средства на счетах» и «Дебиторская задолженность».
- В качестве пассива, создадим показатель «Заработная плата», где будут фиксироваться начисленная, но еще не выплаченная заработная плата и показатель для отражения нашей прибыли: показатель «Прибыль (убыток)».
Следующий шаг один из самых важных: нам надо настроить связь между статьями и показателями бюджета. Как мы и писали выше, для целей построения корректного прогнозного баланса, важно правильно настроить правила отражения оборотов (статей) на остатках (показателях) бюджетной модели.
Откроем ранее созданную статью, например, «Прочие расходы». В статье бюджета на закладке «Зависимые показатели» указываются показатели бюджета, на которых отражается оборот по статье и направление движения: приход или расход.
Рисунок 3. Создание новой статьи бюджета в 1С ERP
В целях упрощения мы не разделили момент начисления и выплаты поставщикам услуг, считаем, что эта операция происходит в пределах одного месяца. Поэтому мы можем сразу указать, что операция влияет на актив «Денежные средства на счетах» с видом «Расход», и на показатель пассива «Прибыли (убыток)» с видом «Приход». Здесь важно помнить, что вид влияние «Приход» для пассивов говорит о том, что значение пассива уменьшается.
Для анализа корректности настройки отражения оборотов по статьям на остаточных показателях бюджета в системе предусмотрен отчет «Связи статей и показателей бюджетов», в котором можно проверить соблюдение «принципов двойной» записи при настройке связей между статьями и показателями бюджетов.
Рисунок 4. Отчет для сверки связи статей и показателей бюджета
Обратите внимание, как на картинке выше настроена связь показателей и статей бюджета: каждая статья оказывает влияние на два показателя – на один с типом приход, на второй с типом расход.
Таким образом, при помощи статей в 1С ERP реализован принцип «двойной записи», при котором движения по статье бюджета увеличивают и уменьшают значения остаточных показателей бюджета. Если проводить аналогии с планом счетов, на котором реализуются механизмы бюджетирования в некоторых программных продуктах, статьи бюджета здесь соответствует понятию «корреспондирующий оборот» для показателей бюджета, а вид движения «Приход» или «Расход» приводит к увеличению или уменьшению показателя в зависимости от его вида, по аналогии с активными или пассивными счетами плана счетов.
Теперь можно настроить модель бюджетирования.
В справочнике моделей создадим новую модель бюджета и назовем ее «WA модель». Поскольку в нашем примере у нас одна организация и нет необходимости вести бюджетирование в разрезе подразделений, оставим эти настройки пустыми.
Рисунок 5. Создание новой модели бюджетирования в 1C ERP
Статус обязательно должен быть «Действует», иначе модель будет недоступна для выбора в документах.
Теперь на закладке «Виды бюджетов» мы можем создать, наконец, наши бюджеты. Остановимся на минимально возможном для нашего примера наборе бюджетов: создадим бюджет продаж, бюджет расходов (в него у нас войдет заработная плата и прочие расходы) и настроим бюджет «Прогнозный баланс».
Начнем с бюджета продаж.
На основной закладке зададим название и уточним модель. Обратите внимание, что галочка «Использовать для ввода плана» установлена, это позволит нам ввести данные в бюджет используя документ «Экземпляр бюджета».
Рисунок 6. Создание нового бюджета продаж
На закладке «Структура бюджета» создадим максимально простую структуру для ввода данных, состоящую из 2 статей: «Оказание услуг» и «Оплата от покупателей».
Рисунок 7. Настройки нового бюджета продаж
В колонке выведем месяц. Сохраним бюджетную форму и сразу введем на ее основании документ «Экземпляр бюджета».
В документе «Экземпляр бюджета» на закладке «Основное» все основные реквизиты будут заполнены по умолчанию. Единственный незаполненный реквизит, который надо будет сейчас создать и заполнить – сценарий по которому будет выполняться планирование. В нашем примере нам не требуется задавать никакой вариативности при планировании, поэтому создадим сценарий «Реалистичный сценарий» и выберем его в документе.
Также убедимся, что поскольку мы осуществляем планирование на год, период планирования в документе указан с первого числа года по 31 декабря.
Рисунок 8. Создание экземпляра бюджета
На закладке «Бюджет» заполним данные в разрезе месяцев по бюджету.
Предположим, мы ежемесячно оказываем услуг на сумму 1 500 000 рублей, причем наши клиенты оплачивают 50% от стоимости сразу по факту оказания услуги и еще 50% на следующий месяц. В этом случае обороты по статье «Оказание услуг» мы заполняем, начиная с января месяца по 1 500 000 рублей в месяц, а оплата в январе будет составлять 750 000 рублей.
Рисунок 9. Заполнение экземпляра бюджета продаж
После проведения документа, данные будут отражены в бюджетировании.
По аналогии создадим бюджет, включающий все наши затраты и расходы. Создадим новый вид бюджета «Бюджет расходов» с 3 статьями: «Начисление заработной платы», «Выплата заработной платы» и «Прочие расходы» и в документе «Экземпляр бюджета» спланируем обороты по этим статьям в течение года в разрезе месяцев.
Рисунок 10. Заполнение экземпляра бюджета расходов
Как видно на картинке выше, расходы на заработную плату составляют 700 000 рублей в месяц, а прочие расходы – 300 000 рублей в месяц.
Теперь у нас есть достаточно информации, чтобы построить прогнозный баланс.
Создадим вид бюджета, который так и назовем «Прогнозный баланс». Единственное отличие от ранее созданных: мы не будем устанавливать галку «Использовать для ввода плана» на закладке «Основное», поскольку мы планируем, что баланс, как и положено любому мастер-бюджету, будет собираться автоматически на основании данных оперативных бюджетов.
На закладке «Структура бюджета» создадим внешний вид баланса, используя ранее созданные показатели и возможности оформления: объединения показателей в группы (для наглядного разделения активов и пассивов) и возможности вывода итогов по группе.
Рисунок 11. Настройка структуры прогнозного баланса
Теперь нажмем на кнопку «Посмотреть вид отчета» и посмотрим результат планирования.
Рисунок 12. Прогнозный баланс в 1С ERP
Все хорошо, у нас сформирован прогнозный баланс, показатели сгруппированы по активам и пассивам, баланс «закрыт» и данные в балансе корректные. То есть с минимальными усилиями мы буквально за несколько минут смогли «с нуля» настроить в системе 1С ERP прогнозный баланс, используя данные оперативных балансов.
Итоги
В системе 1С ERP реализованы исчерпывающие функциональные возможности для целей финансового управления предприятием, в том числе мощная подсистема для целей автоматизации бюджетирования. Одним из основных достоинств этой систем является возможность быстрого старта бюджетирования в системе сразу после внедрения, на основании данных оперативного контура учета.
4. Настройка мастер-бюджетов
4.1 БДДС
Настройку мастер бюджетов начнем с расчета БДДС. Займемся этим бюджетом в первую очередь, так как в нашей модели пока никак не учитываются оплаты. Т.е. все бюджеты составлялись по начислениям.
Вспомним условия задачи, которые определяют – как следует планировать предоплата, постоплату; по поставщикам, по покупателям.
- Закупка номенклатуры осуществляется в кредит с отсрочкой 60 дней. Продажа оборудования «с монтажем» осуществляется с отсрочкой платежа на 1 месяц. Все остальные виды номенклатуры (услуги монтажа, панели, прочее) – осуществляется по предоплате.
Т.е. при настойке формул расчета будем брать суммы из бюджетов (в части начисления дебиторки / кредиторки), и при этом смещения (в месяцах) между этими начислениями и их оплатой.
Итак, настроим структуру БДДС.
Создадим в нем группы «Приход» и «Расход». Включим в эти группы показатели сумм поступлений и выплат. Так же введем показатели итогов по группам.
Показатель Кон. Остаток будет рассчитан по формуле (по связанным ячейкам):
Кон. Остаток = Нач. Остаток + Итого приход – Итого расход.
Обратим внимание на настройку формулы получения данных дня показателя Нач. остаток.
Нач. Остаток = Кон. Остаток (полученным со смещение на месяц назад!)
Т.е в качестве источника для получения начального (входящего) остатка используем тот же самый вид отчета (БДДС), но со сдвигом по периоду на месяц назад.
Для иллюстрации того, как отработает сводная таблица, приведем рисунок.
- По каждому подпериоду (месяц) периода формирование бюджета (год) произойдет вычисление показателей БДДС. При этом после расчета кон. Остатка предыдущего месяца, полученный результат (смещение минус месяц) будут использован как источник для расчета нач. остатка текущего месяца. И так далее, до конца периода формирования бюджета (года).
При расчете мастер-бюджетов такое время может получаться значительным.
Важно понимать, каким образом ввести входящий остаток для БДДС (аналогичная ситуация будет и по всем показателям активов и пассивов).
Входящий остаток заполним по фактическим данным (сальдо 51 счета на начало периода планирования). Т.е мы должны взять сальдо на конец 31.12.2016.
Обеспечим автоматическое заполнение показателя «Конечный остаток». Для этого, добавим новое правило расчета «Ввод входящих остатков Д/С» и выберем его.
Для его заполнения настроим такую формулу:
В качестве источника будет выступать регистр бухгалтерии. Сальдо конечное по Дт. 51 счета на конец декабря 2016 года.
При настройке источников (для расчета оплат по соответствующим начислениям) обратим внимание на то, как использовать смещение по периодам.
Например, если нам нужно для БДДС запланировать суммы выплаты з/п фот фикс, то для формулы расчеты, в качестве источника мы укажем источник (бюджет начисления з/п) со сдвигом один месяц. Т.е. начисления в этом месяце, а оплата (как обычно) в следующем.
Аналогичный подход будет и при настройки сдвига по периодом между начислениями и оплатами поставщикам и покупателям.
На данный момент все необходимые настройки для формирования БДДС мы сделали. Но перед тем как закончить настройку БДДС, сделаем одно небольшое усложнение задачи.
Таким образом мы познакомимся еще с одним полезным механизмом настройки источников данных. А именно, использование встроенного языка для установки параметров для источников данных.
Нужно отменить, что такие вещи как получение нарастающего итога, итога за весь интервал данных в 1С: ERP уже заложено сразу. А вот в 1С:УХ такое реализовать возможно, но для этого придется настроить алгоритм на встроенном языке. Делается это в режиме предприятия. Посмотрим, как это можно сделать.
Добавим еще один показатель в бюджет (Начисленно по закупке) и настроим для него источник данных. Обратим внимание на настройку параметра отбора (период отчета) .
Укажем, что в качестве отбора у нас будет выступать «функция на встроенном языке (будет возвращать список значений)»
Поясним, что требуется реализовать. Например, если текущая группировка по периоду это сентябрь, то функция должны вернуть список значений периодов с начала года. Т.е январь, февраль, март и т.д. до сентября включительно.
Таким образом, мы сможем в сводной таблице получать закупки, нарастающим итогом, с начала года.
Итак, кликнет в поле «Уточнение отбора» и перейдем составлению алгоритма на встроенном языке:
Поясним алгоритм. При написания любых алгоритмов здесь на входе предопределенная переменная ЭтотОбъект. Эта переменная содержит все параметры текущего отчета в периоде.
А именно, текущий период, организацию, сценарий и т.д.
Выходным значением всегда является предопределенное значение – ЗначениеПараметра.
Сюда нужно вернуть либо одиночное значение, либо список значений.
В нашем алгоритме, мы собираем в список значений все периоды (месяцы) с начала года и до текущего периода включительно.
Итак, все готово для расчета БДДС.
Выполним все действия последовательно.
- Введем остаток по БДДС на коней декабря 2017.
Затем, введем остатки на конец декабря 2017. Здесь и далее, при вводе остатков удобнее (традиционно) использовать не сводную таблицу, а явно формировать вводить документы «Экземпляр отчета».
Так и поступим. Введем экземпляр отчета (перейдем в раздел «Планирование и контроль/Экземпляры отчета/Создать»)
В качестве правила обработки выберем – «Факт (..»
Заполнение выполним по указанному правилу расчета.
Аналогично поступим и со сценарием факт. Откроем период – декабрь 2016 по сценарию факт, и после введем по этому сценарию экземпляр отчета. Заполним его по правилу факта.
И вот, наконец, рассчитаем БДДС.
Видим, что остатки на начало равны остаткам на конец предыдущего месяца; суммы закупок у поставщика выводятся нарастающим итого с начала года.
После этого введем БДДС по сценарию факт за январь 2017 года. Для этого, предварительно откроем период январь 2017 года по сценарию факт.
Заполним бюджет по сценарию факт. Получим такой бюджет :
4.2 БДР
Процесс настройки БДР будет проще, чем БДДС. Так как остатков в данном бюджете выводить не нужно.
Суть того что предстоит нам сделать, это выявить все обороты по Кт 90 счета (и собрать их в раздел доходы) и все обороты по Дт 90 счета (и собрать их в раздел доходы).
Здесь (и для формирования ББЛ также) важно понимать, что у нас одни и те же обороты могут присутствовать в разных бюджетах. Например, начисленная зарплата ФОТ у нас присутствует как в бюджете ФОТ, так и в бюджете административных расходов.
Поэтому, и для БДР, и для ББЛ нужно не запутаться и учесть (при составлении формул расчетов и источников) эти обороты один раз.
Итак, перейдем к структуре бюджета БДР. Структура будет такой :
При настройки формул для планового сценария (правила расчета) каких либо особенностей нет. Здесь необходимо брать суммы начислений из соответствующих операционных бюджетов.
А вот для настройки для фактического сценария (такое правило также нужно отдельно добавить и настроить) особенности будут. И то касается настройки для суммы списания себестоимости.
Здесь суть в том, что суммы списания себестоимости никак не транслированы в подсистему бюджетирования. Например, выручка от продаж транслирована, создан соответствующий документ «Отражения факт. данных» и сформированы обороты в регистр Бюджет доходов и расходов (и эти обороты и следует получить как источник данных в формулу заполнения бюджета), для списания/поступления д/с так же сформированы документы отражения факта и также сформированы движения в регистр Бюджет движения денежных средств.
А вот списание себестоимости – никак не транслировано. Поэтому, мы поступим так. Для заполнения факта в бюджете мы будет брать бухгалтерские обороты Дт90.2 Кт 41.
Т.е. создадим источник данных, нацеленный на обороты по бух. счетам.
И здесь есть нюанс. Дату конца придется получить через настройку функции на встроенном языке.
Здесь дело будет в том, что дату конца для бух. оборотов нам нужно будет получить с указанием времени конца месяца. Т.е. например, не 31.01.2016 00:00:00, а 31.01.2016 23:59:59.
Для этой задачи и применим функцию на встроенном языке. Функция будет очень простой :
И наконец, покажем, как получаются факт. данные из регистров бюджетирования:
Здесь всегда важно не забывать про настройку отборов по статьям движения доходов расходов, статьям движения денежных средств, статьям движения ресурсов.
Теперь откроем сводную таблицу и заполним бюджет БДР:
- и по фактическому сценарию (за период январь 2017)
4.3 ББЛ (бюджет балансового листа)
Теперь, перейдем к процессу расчета ББЛ (другое его название – прогнозный баланс).
Его расчет в программе 1С:УХ является пожалуй наиболее трудоемким и кропотливым занятием (по сравнению с предыдущими мастер бюджетами).
Основная сложность здесь кроется в том, что нам придется каждую сумму из ББР, БДДС, и так же часть сумм из операционных бюджетов (то, что не относится к 51 и 90 счетам) отразить в ББЛ по принципу двойной записи. Т.е. и по дебету, и по кредиту.
Т.е нужно ничего не забыть, ни где не ошибиться. А иначе, баланс у нас не сойдется. L
Уместно здесь заметить, что в 1С:ERP процесс получения ББЛ будет значительно проще. Т.е если в 1С: ERP правильно настроена связь статьей бюджетирования и показателей, то баланс сойдется автоматически. И при построении ББЛ обеспечивать (настраивать) «двойную запись» уже не придется.
А 1С:УХ «двойную запись» придется «обеспечивать в ручном режиме».
Так же в ББЛ, как и в БДДС, будут входящие остатки и остатки на конец периода. Настройки формул и способы заполнения входящих остатков (по факту, т.е. по сальдо бух. счетов) будут аналогичны тому, как это мы делали для БДДС.
Поэтому, отдельно останавливаться на настройки правил ввод нач. остатков мы не станем.
Отдельно, обратим внимание только на то, что суммы в пассиве (например, Нач. остаток по 60 или Нач. остаток по 90 счету) нужно ввести в бюджет со знаком «минус». Про «минус» очень важно не забыть, а иначе баланс у нас не сойдется.
Перейдем к структуре бюджета ББЛ. Традиционно этот бюджет будет состоять из групп: Активы и Пассивы.
В качестве показателей будут начальный остаток, приход, расход, конечный остаток по счетам активов и пассивов (введем с таблицу такие строки, подчиним их группировкам активы и пассивы).
Принципы настройки получения начальных (входящих) остатков, а также расчета конечного остатка (формулы) – все это будет аналогично тому, как мы это настраивали для БДДС.
Поэтому, останавливаться на этом мы не будем.
Обратим внимание на следующее:
- Все данные по 51 счета (и нач. остаток, и приход, и расход) – будет получать из бюджета БДДС;
- Расход 90 счета будем получать из БДР – из показателя итого доходы;
- Приход 90 счета будем получать из БДР – из показателя итого расходы;
- Все остальные обороты (приход и расход) будет получать из соответствующих операционных бюджетов;
- Показатель «Автоматическая проверка» будет заполнятся автоматически. Пропишем для него соответствующую формулу (будем обращаться к показателям бюджета, через предопределенную переменную Показатели);
- Показатель «Бюджет подтверждаю» будет вручную устанавливать пользователь. Этот показатель будем использовать в экземпляре отчета, при вводе нач. остатков по счетам активов и пассивов.
Итак, выполним расчет ББЛ :
- Сначала заполним экземпляры отчетов (по плановому и по факт. сценарию) на конец декабря 2016 года.
- Затем, рассчитаем сводную таблицу по плановому сценарию, за период январь 2017-декабрь 2017.
- И наконец, рассчитаем баланс за январь 2017 года по сценарию факт.
Ну что же, самая трудоемкая часть задачи - решена! Мастер-бюджеты рассчитаны.
На данным момент, мы уже решили большую часть подзадач нашей комплексной задачи, соответствующей уровню 1С:Специалиста-консультанта по бюджетированию.
Впереди осталось всего-то 3 раздела. Перейдем к подзадачам построения план-факта, утверждения бюджетов и настройки доп. отчетов.
Бюджетирование в 1С ERP обеспечивается функционалом специализированной подсистемы «Бюджетирование». В был объединен опыт и других прикладных решений, в том числе и отраслевых.
Если Вас интересует автоматизация бюджетирования, внедрения казначейства или учета по МСФО, ознакомьтесь с нашим .
- Использование функционала подсистемы регулируется функциональной опцией «Бюджетирование» в разделе «Администрирование/ Бюджетирование и международный учет».
- В информационной базе может быть создано несколько бюджетных моделей, но действующей в конкретный период времени может быть только одна из них. Перечень бюджетных моделей хранится в справочнике «Модели бюджетирования».
Правила формирования финансовой структуры в подсистеме бюджетирование 1С ERP
Для каждой модели бюджетирования формируются правила формирования финансовой структуры (перечень ЦФО), структура бюджетов, бюджетный регламент и порядок лимитирования.
При этом:
- Для формирования финансовой структуры в прикладном решении могут использоваться элементы справочника «Организации» и/или «Структура предприятия». Таким образом, в качестве ЦФО для конкретной модели могут использоваться только организации, только подразделения или их совокупности.
- Структура бюджетов хранится в справочнике «Виды бюджетов». В состав структуры могут входить статьи бюджетов, показатели бюджетов. В структуру бюджета входят производные показатели, которые рассчитываются при помощи нефинансовых показателей. Созданная структура вида бюджета может использоваться для ввода плановых показателей.
- Статьи бюджетов хранятся в справочнике «Статьи бюджетов». Статьи бюджетов соответствуют хозяйственным операциям. Для статьи бюджетов могут быть опционально заданы шесть видов аналитики. Перечень видов аналитик хранится в «Аналитики статей бюджетов». Аналитиками статей бюджетов являются справочники оперативного учета, например, Номенклатура, Статьи расходов и т.д. Для вида аналитики можно указать возможность ведения количественного и валютного учета.
- Показатели бюджетов хранятся в справочнике «Показатели бюджетов». Показатели бюджетов – это, по сути, статьи , который можно получить по окончании процесса формирования плановых данных. Использование показателей бюджетов не является обязательным. Показатели бюджетов должны быть связаны со статьями бюджетов, которые оказывают на них влияние (уменьшают или увеличивают значение показателя). Связи между показателями бюджетов и статьями бюджетов настраиваются в регистре сведений «Связи показателей бюджетов».
- Для статьи бюджетов и показателя бюджетов в прикладном решении может быть создано правило получения фактических данных . Данные могут быть получены из регламентированного, оперативного, международного учета или произвольным образом с использованием схемы компоновки данных.
- Нефинансовые показатели хранятся в справочнике «Нефинансовые показатели». Значения нефинансовых показателей могут использоваться как коэффициенты и вспомогательные значения для расчетов, как шкалы для распределения. Ввод значений нефинансовых показателей выполняется при помощи документа «Установка значений нефинансовых показателей».
- Для хранения бюджетного регламента используется справочник «Шаги бюджетного процесса». Использование механизмов управления регламентом бюджетного процесса регулируется функциональной опцией «Бюджетные процессы» в разделе «Администрирование/ Бюджетирование и международный учет».
- Для формирования лимитов на расходование денежных средств и заполнения документа «Лимиты расхода ДС» по данным бюджетирования в бюджетной модели устанавливается флаг «Лимиты расхода по данным бюджетирования», указывается сценарий и перечень статей бюджетов, по которым может осуществляться лимитирование.
Лимитирование в подсистеме бюджетирование 1С ERP
- Для планирования данных в подсистеме используются сценарии планирования, которые хранятся в справочнике «Сценарии». Использование сценариев планирования позволяет создать в информационной базе несколько независимых версий и вариантов плановых данных, в том числе с учетом разных прогнозных курсов валют.
- Планирование данных по видам бюджетов и сценариям осуществляется при помощи документа «Экземпляры бюджетов».
- Отчеты для план-фактного анализа данных строятся по видам бюджетов с возможностью гибкой настройки группировок измерений, статей и показателей.
Состав основных объектов подсистемы бюджетирование 1С ERP и взаимосвязи между ними
Элементы настроек подсистемы бюджетирование в 1С ERP
Статьи бюджетов
Перечень статей бюджетов, которые могут использоваться при формировании структуры определенного вида бюджета, хранится в справочнике «Статьи бюджетов».
Для каждой статьи бюджета указывается использование аналитики, ведение количественного и валютного учета. Ведение количественного и валютного учета может быть настроено через выбранные виды аналитики.
При помощи команд из формы справочника можно перейти к формам для ввода списка зависимых показателей и правил получения фактических данных.
Показатели бюджетов
Перечень показателей бюджетов, которые могут использоваться при формировании структуры определенного вида бюджета, хранится в справочнике «Показатели бюджетов».
Для каждого показателя указывается использование аналитики и показатели для планирования. Из формы справочника при помощи команд панели навигации можно перейти к списку влияющих статей и правилам получения фактических данных.
Связи показателей бюджетов
Формирование значения показателей бюджетов осуществляется при помощи изменения значения определенных влияющих статей оборотов. Для хранения этих взаимосвязей используется регистр сведений «Связи показателей бюджетов».
При определении зависимости указываются связанные статья и показатель бюджетов, характер влияния (расход, приход, коэффициент) и параметры трансляции аналитики. Используемые зависимости могут быть проанализированы при помощи отчета «Связи статей и показателей бюджета».
Нефинансовые показатели
При формировании плановых данных в прикладном решении могут использоваться нефинансовые показатели. При помощи нефинансовых показателей можно рассчитать зависимые статьи бюджетов по заданным планируемым значениям. Например, при помощи нефинансовых показателей можно выполнить расчет планового ФОТ или объема продаж в суммовом выражении.
Для каждого нефинансового показателя указываются виды аналитики, детализация, вид показателя (денежный, коэффициенты, количественный) и правила хранения показателя (в документе или в других подсистемах).
Для ввода значений нефинансовых показателей в прикладном решении используется документ «Установка значений нефинансовых показателей».
Документ может быть заполнен по шаблону. Формирование шаблонов заполнения нефинансовых показателей может быть выполнено непосредственно в документе «Установка значений нефинансовых показателей».
Модели бюджетирования
Все используемые на предприятии бюджетные модели описываются в справочнике «Модели бюджетирования».
Бюджетная модель определяет:
- Использование обязательных сквозных аналитик по организациям и подразделениям.
- Периодичность планирования и регламент планирования.
- Требования к лимитированию при планировании расхода денежных средств, сценарий для ввода лимитов и перечень статей, по которым требуется лимитирование.
- Структуру бюджетов.
При вводе регламента планирования в подчиненном справочнике в иерархии создается перечень и последовательность выполнения шагов.
Шаги этапов могут объединяться в этапы процесса (группы справочника). Этапы процесса могут быть повторяемыми с определенной периодичностью. Этапы процесса определяют порядок выполнения задач (до или после начала или окончания периода).
Для каждого шага указываются параметры формирования бюджетных задач.
Виды бюджетов в подсистеме бюджетирование 1С ERP
Виды бюджетов создаются и хранятся в одноименном справочнике и могут использоваться в рамках конкретной бюджетной модели.
Структура бюджета проектируется визуально при помощи интерфейса, аналогичного интерфейсу генератора финансовых отчетов из подсистемы «Финансовый учет и отчетность по МСФО».
Структура бюджета формируется добавлением в нее элементов (элементов оформления, таблиц, группировок, формул, статей и показателей), расположенных в левой части интерфейса.
В качестве измерений в структуре бюджетов могут указываться периоды, валюта и все виды аналитики, которые выбраны в плане видов характеристик «Аналитики статей бюджетов». При этом аналитика может быть задана фиксированным списком элементов справочника или списком всех элементов справочника, по которым в периоде формирования бюджетного отчета имеются обороты и остатки.
При использовании фиксированных значений аналитики в структуру бюджета опционально добавляется строка «прочее…» с выводом суммарных значений по остальным значениям аналитики. Пример приведен на скриншоте выше.
Статьи и показатели бюджетов в структуре вида бюджета могут выводиться в таблицах, при этом доступны три вида таблиц:
- Статьи и показатели бюджетов располагаются в строках, а аналитика и периоды в колонках таблицы.
- Статьи и показатели бюджетов располагаются в колонках, а аналитика и периоды в строках таблицы.
- Сложная таблица с произвольным расположением показателей и формул. Статьи и показатели бюджетов располагаются по конкретным ячейкам отчета.
В структуре могут использоваться производные показатели, которые формируются по определенной формуле. В качестве операндов в формуле могут использоваться статьи и показатели бюджетов. При создании формулы используются арифметические, логические операторы и различные функции (сложения, выделения среднего, максимального, минимального значения, условия и т.п.)
Если для вида бюджета установлен флаг «Использовать для ввода плана», созданная структура бюджета может использоваться для ввода плановых данных при помощи документа «Экземпляр отчетов».
Такие бюджеты имеют ограничения по гибкости настройки структуры в сравнении с видами бюджетов, которые используются для формирования бюджетных отчетов. Например, для таких бюджетов нельзя использовать измерения Сценарий, Подразделение, Организация, так как они указываются в шапке документа «Экземпляр бюджета» при вводе плановых данных.
Ввод плановых данных
Ввод плановых данных в прикладном решении выполняется при помощи документа «Экземпляр бюджета».
В документе указывается сценарий, период планирования, вид бюджета, значения обязательных аналитик и плановые данные в структуре выбранного вида бюджета.
Процесс ввода плановых данных в экземпляр бюджета представляет собой ввод данных в ячейки формы бюджета. При вводе плановых данных выполняется автоматический расчет связанных статей и показателей, а также итогов по группам статей. Ввод плановых данных в экземпляр бюджета может быть выполнен в любой валюте. При проведении документа плановые данные хранятся в валюте документа, валюте сценария, валюте управленческого учета и валюте регламентированного учета.
Плановые данные могут быть загружены из внешних файлов в формате *xls.
Документ позволяет осуществлять как ввод, так и корректировку плановых данных.
При установке в модели бюджетирования флага «Утверждать бюджеты» становится доступно управление статусами документов из бюджетных задач.
Если для модели бюджетирования используется бюджетный процесс, ввод документов «Экземпляры бюджетов» может выполняться при помощи механизма задач бюджетирования. По факту выполнения пользователями одних задач в информационной базе формируются новые задачи в соответствии с бюджетным процессом. Автоматическое формирование задач может выполняться регламентным заданием «Формирование бюджетных задач», которое доступно в разделе «Администрирование/ Поддержка и обслуживание/ Регламентные и фоновые задания/ Формирование бюджетных задач».
Для разделения процесса работы с экземплярами бюджета по зонам ответственности пользователей может в прикладном решении быть использован механизм статусов. При установке в бюджетной модели флага «Утверждать бюджеты» статусы документов «Экземпляр отчетов» могут устанавливаться из задач бюджетирования. Статусы документов влияют на ввод новых задач и формирование бюджетных отчетов.
Функции контроля и анализа
Управление бюджетным процессом
Для контроля и управления бюджетным процессом в прикладном решении используется рабочее место «Управление бюджетным процессом». При помощи этого рабочего места в виде диаграммы Ганта осуществляется контроль исполнения бюджетного процесса.
Функции рабочего места позволяют сформировать три вида диаграмм:
- Обзор бюджетного процесса. Позволяет проанализировать все этапы бюджетного процесса с периодичностью, заданной в модели бюджетирования.
- Задачи по периодам. Позволяет проанализировать задачи, которые должны быть выполнены за период, указанный при формировании диаграммы. Задачи в диаграмме группируются по периодам исполнения.
- Задачи по исполнителям. Также позволяет проанализировать задачи, которые должны быть выполнены за период, указанный при формировании диаграммы. Вид предполагает группировку по исполнителям, что позволяет оценить загрузку персонала, который участвует в бюджетном процессе.
В диаграммах могут выводиться следующие показатели:
- План. Плановые шаги бюджетного процесса.
- Факт. Фактически сформированные задачи.
- План-факт. Планируемые шаги и фактические задачи.
При анализе фактических показателей и наличии задержек в отчете могут выводиться прогнозы по задачам, которые будут сформированы с учетом текущих задержек.
Анализ и контроль исполнения бюджетов
Для анализа плановых данных и план-фактного анализа данных в прикладном решении используется рабочее место «Бюджетные отчеты». Для план-фактного анализа и анализа фактических данных используются отдельные виды бюджетов, которые не предусмотрены для ввода плановых показателей.
В этой статье вкратце описан функционал подсистемы бюджетирование 1С ERP. Заявленный функционал обещает реализацию процедуры бюджетирования с условием полного повторения логики, заложенной в системе.
В процессе тестирования был обнаружен существенный недостаток. Так и не получилось собрать данные произвольным запросом. Надеюсь, фирма 1С в скором времени даст пояснения по этому вопросу.
Отличительной чертой программного продукта 1С ERP, в частности его подсистемы бюджетирования, является отсутствие какой-либо внятной и качественной документации. Карусель с логикой от релиза к релизу. Основательно подумайте, прежде чем принимать решение о приобретении обозначенного программного продукта.
Загрузка...